Chicho puede mejorar tus reuniones
Durante mucho tiempo tuve reuniones de trabajo en las que no lográbamos enfocarnos, se extendían mucho tiempo, no tenían resultados claros o los participantes estaban dispersos.
Esto cambio cuando me presentaron a Chicho en una reunión de trabajo, pude ver como la misma fluía correctamente, las personas estaban enfocadas y lográbamos llegar a los objetivos planteados. Fué así que a partir de ese día lo incorporé a todas mis reuniones.
Seguramente te preguntarás quién es y quién te puede presentar a Chicho. Bueno para ser sinceros yo tampoco lo conozco en persona ya que no lo és, Chicho es un acrónimo que utilizo para acordarme de hacer CHeck-In y CHeck-Out en todas mis reuniones.
Esta técnica es bastante simple y no debería llevar más de unos minutos al principio y al final de tus reuniones.
Comencemos por el CHeck-In, ¿Por qué es importante para tus reuniones? Como toda actividad, siempre es importante preparar el escenario y acomodarse al comienzo de la misma. Esta dinámica es bastante simple y requiere de un momento al inicio del encuentro.
En general antes de reunirnos con alguien venimos de realizar otra tarea que muchas veces no está relacionada con el tema del encuentro. Esta situación produce un quiebre entre el momento previo a la reunión y la reunión en sí misma. Para ello es muy importante realizar un aterrizaje suave, antes de comenzar el encuentro, permitiéndonos dos cosas: primero hacer un corte a las tareas que veníamos realizando y enfocarnos en la actividad que se va a llevar a cabo, y en segundo lugar medir la temperatura de los participantes involucrados.
Existen infinidad de actividades de Check-in (más abajo les dejo algunos links), básicamente consisten en que todos los integrantes conozcan como se encuentran en ese momento. Esto se puede realizar a través de preguntas directas o con alguna dinámica participativa.
Veamos entonces algunas características del check-in:
- Hace un corte, entre las actividades que veníamos realizando, para enfocarnos de lleno en la reunión
- Permite compartir las expectativas de todos los asistentes del encuentro
- Ayuda a motivarlos haciéndolos participes de la actividad
Por otro lado el Check-Out, tiene la misma importancia que su contraparte, ya que ayuda a darle un cierre a la actividad reflexionando sobre los compromisos asumidos y sintetizando los aprendizajes, dando feedback sobre la actividad, permitiendo la mejora de los próximos encuentros.
Algunas características del Check-Out son:
- Permite revisar los acuerdos generados en la reunión y si se lograron los objetivos
- En caso de quedar pendientes, se pueden planificar nuevos encuentros
- Permite mejorar mediante el feedback generado.
- Adicionalmente, motiva a las personas ya que tendrán el sentimiento de que su tiempo en la reunión no ha sido malgastado.
Por todo esto, es muy importar invitar a Chicho a las reuniones porque nos ayudará a organizarlas, mejorarlas y tal vez haga nuevos amigos.
Links a algunos Chicho´s interesantes:
